Terminando con la serie de productos utilizados en las operaciones cotidianas de Antartec, y que son ofrecidos como parte de nuestras soluciones de nivel empresarial, este artículo ofrece un vistazo acerca de Alfresco y su uso en nuestra consultora.
Qué es Alfresco
Es un sistema administrador de contenidos empresariales que permite gestionar documentos, expedientes, contenido web e imágenes. Además permite la colaboración entre los distintos usuarios del sistema mediante flujos de trabajo para los documentos.
Pantallazo Cliente Web Alfresco
Visión General
La gestión de contenido empresarial (ECM) es una de las estrategias empleadas en la industria de las tecnologías de información para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de documentos y contenido.
Alfresco constituye la alternativa líder en el mercado de gestión de contenidos empresariales al combinar la innovación del software Open Source, la experiencia en el campo de gestión de documentos por parte de sus creadores y la facilidad de uso de una plataforma de nivel empresarial.
Alfresco provee características clave en cuanto a escalabilidad, robustez y seguridad para llevar contenidos confiables y relevantes a clientes, proveedores y empleados de una organización.
El uso de Alfresco en Antartec
Alfresco viene siendo utilizado en Antartec desde hace algunos meses atrás, lo cual nos ha permitido tener el dominio suficiente de la herramienta para ser ofrecida como parte de las soluciones ofrecidas por Antartec.
Pantallazo Detalles de Documento
Tras la implementación de Alfresco en Antartec, se percibieron las siguientes mejoras:
- Manejo integral de documentos de toda la organización: mediante la asignación de roles y permisos para los usuarios que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. Estos privilegios se asignan por espacios (carpetas) o elementos individuales, y pueden asignarse a empleados de Antartec o a clientes específicos (a manera de Extranets personalizadas, con acceso únicamente a su información). También se puede especificar el almacenamiento automático de versiones de documentos, con lo cual se puede observar la evolución de los mismos y recuperar archivos con varios autores y que fueron sobreescritos por error.
- Diversidad en el acceso a archivos: Alfresco soporta múltiples esquemas para compartir documentos en contextos empresariales (como Samba y FTP), así como soporte para Virtual File System (en lugar de discos compartidos, pero con la misma facilidad para acceder a los documentos desde el Explorador de Windows) facilitando la adaptación de los usuarios.
- Accesibilidad vía Web: Los usuarios pueden acceder a todas las funcionalidades que ofrece Alfresco desde cualquier ubicación, vía Web. Ello ha permitido agilizar las presentaciones comerciales ante clientes, dado que ya no es imprescindible contar con copias adicionales de documentos en medios como CDs o USBs, e inclusive contar con información adicional a la requerida inicialmente.
- Disminución del tráfico de correo electrónico: Al disponer de un repositorio en línea, accesible por web, ya no es necesario enviar archivos adjuntos a los mensajes de e-mail. Basta enviar el correo con el enlace al archivo en Alfresco, y el destinatario podrá descargarlo desde allí (lo cual elimina el problema de los servidores de correo que filtran adjuntos muy grandes).
- El ahorro de tiempo por la automatización de operaciones repetitivas: Por una parte, el uso de reglas de transformación automática de documentos permite definir que, por ejemplo, al almacenar documentos ODT en un determinado espacio (carpeta), se genere una versión en PDF que sea guardada en otro espacio de destino. También es posible generar plantillas de espacios, con una estructura predefinida y reglas de transformación de archivos.
- Nuestra implementación de Alfresco se encuentra corriendo sobre un volumen LVM, un esquema de almacenamiento de archivos que provee seguridad contra pérdida de datos, ya que estos se encuentran replicados, volviendo a Alfresco inmune a las fallas físicas de cualquiera de los discos duros.
A manera de conclusión
Los documentos electrónicos, en sus diversos formatos, desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento cotidiano de las organizaciones. Con el uso de Alfresco en Antartec se han reducido costos, minimizan riesgos y se consiguen ventajas competitivas por la adopción de una herramienta de software diseñada para solucionar problemas relacionados con la administración de volúmenes importantes de contenidos que, en la mayoría de casos, son manejados manualmente.
Una nota acerca de WebDAV
WebDAV es un protocolo para crear, cambiar y mover documentos en un servidor remoto (como un servidor web). Aunque Alfresco soporta el acceso y actualización de archivos vía este protocolo, las pruebas de uso de WebDAV han demostrado que no es una solución recomendable, por lo cual recomendamos el uso del Cliente Web de Alfresco o de Virtual File System (para acceder a los archivos como si se tratase de una unidad de disco).
Más información
Antartec
Introducción a Alfresco
Soluciones – Gestión de conocimiento
Alfresco Inc.
Alfresco – Gestor de Contenidos Empresariales
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